ניהול תזרים מזומנים חיובי הוא אחד האלמנטים החשובים ביותר להצלחת העסק, צמיחתו ויציבותו הפיננסית לאורך זמן. מדוע ניהול התזרים חשוב, איזה אתגרים הוא טומן בחובו, מהן הטעויות הנפוצות וכיצד ניתן לשפר אותו? בכתבה זו נדבר על כל אלה ועוד.
מהו תזרים מזומנים ולמה הוא חשוב?
תזרים מזומנים הוא למעשה שקלול של המזומנים הנכנסים והיוצאים מהעסק לאורך זמן, כאשר הכספים הנכנסים יכולים להגיע מהשקעות, מכירות, גיוס הון וכיו"ב, ואילו הכספים היוצאים כוללים רכישת סחורה, תשלום שכר העובדים, החזר הלוואות, הוצאות תפעוליות ועוד. ניהול נכון ויעיל של תזרים זה, מאפשר לעסק לדעת מתי יש לו כסף זמין להוצאות השוטפות ומנגד, מתי יש צורך במימון חיצוני.
במילים אחרות – כאשר תזרים המזומנים של העסק מנוהל בחכמה, הוא נמצא במאזן חיובי אשר ממבטיח כי יש לעסק די מזומנים למען עמידה בהתחייבויותיו הפיננסיות – דבר חשוב באופן כללי כאשר בוחנים התנהלות של עסק, ועל אחת כמה וכמה כאשר מדובר בעסק קטן.
ניהול תזרים מזומנים בעסק קטן – מדוע זה קריטי?
באופן טבעי, עסקים קטנים כמו גם עסקים שנמצאים בראשית דרכם, פועלים עם שולי רווח נמוכים, מצב בו כל טעות פיננסית (ומיד נרחיב על כך) יכולה להיות הרת אסון. אם נוסיף לכך את העובדה כי עסקים קטנים אינם נהנים מהמימון הזמין לחברות גדולות ורגישות העסק לתנודות השוק והתנהגות הצרכנים, הרי שעסק קטן חייב להיות עם היד על הדופק ולנהל את תזרים המזומנים באופן קפדני.
דוגמא טובה לכך היא מצב המאפיין עסקים קטנים רבים, אשר תלויים בכמה לקוחות מרכזיים שמהווים את עיקר ההכנסה שלהם. במצב בו אחד או כמה מלקוחות אלו מבטלים או דוחים את התשלום, תיתכן פגיעה משמעותית לתזרים, לעיתים עד כדי כך שיש צורך בלקיחת הלוואה או מימון חיצוני אחר.
ניהול תזרים מזומנים נכון מאפשר לעסק לעמוד בהתחייבויותיו השוטפות, למזער את הסיכוי לאתגרים מסוג זה ואחרים, כמו גם לצד ניצול הזדמנויות צמיחה והתרחבות, בלי לערער את יציבותו הפיננסית. ככזה, הוא דורש בחינה מדוקדקת, מה שיכול להוות אתגר בפני עצמו, אך כשזה מבוצע כראוי, זהו המפתח להצלחת העסק ויציבותו הכלכלית.
אתגרים נפוצים בניהול תזרים מזומנים
קטנים או גדולים, ותיקים לצד מתחילים – כל עסק יתמודד בשלב כזה או אחר עם אתגרים בניהול תזרים המזומנים, מה שעשוי לערער את יציבותו הפיננסית ובמקרים קיצוניים אף לקדם את קיצו.
בהקשר זה חשוב לציין כי אומנם עסקים קטנים רגישים יותר לתנודות השונות, מושפעים מלקוחותיהם הגדולים ולא נהנים ממימון חיצוני, אך כפי שאומרים בעולם העסקים – עסק קטן – בעיות קטנות, עסק גדול – בעיות גדולות. או בקיצור, גם עסקים גדולים ניצבים בפני אתגרים וכשזה קורה, זה בהחלט עשוי להיות מאתגר.
כך או כך, יש אתגרים משותפים ועליהם נרחיב כעת. המרכזי הוא כמובן אתגר הקשור לתנודתיות בהכנסות – חוסר איזון הקשור לתקופות שיא ושפל בעסק, המאפיין במיוחד עסקים עונתיים כמו אלו הקשורים לענף התיירות ומלווה בקשיים בניהול מלאי. אתגר נוסף שעסקים רבים נתקלים בו הוא בעיות גבייה ועיכוב בתשלומים שפעמים רבות מגיעות יד ביד עם הוצאות בלתי צפויות.
אתגר משמעותי נוסף הוא מצב של הרחבת הפעילות העסקית, המובילה לצמיחה מהירה – מצב טוב לכאורה, אך פעמים רבות הוא דורש הוצאות לא מתוכננות עבור ציוד, עובדים ועוד, בזמן שההכנסות טרם התקבלו. מקרה זה ממחיש בצורה טובה את חשיבות התכנון גם לטווח הארוך.
טעויות שכיחות בניהול תזרים מזומנים
נוסף לאתגרים שעומדים בפני העסק, ישנן טעויות שעלולות לפגוע ביציבותו הפיננסית וכמה מהן שכיחות במיוחד. למשל, תכנון עסקי המתעלם מהעונתיות, הסתמכות על אינטואיציה אישית ולא על כלים אנליטיים, התעלמות מהוצאות קטנות "זניחות" במקום מעקב קפדני אחר כל הוצאה, ניהול לא מבוקר של אשראי הלקוחות, ערבוב בין הכספים העסקיים והאישיים (אותו חשבון בנק) וכמובן, המקרה המפורסם של "כל הביצים בסל אחד" – בניית העסק על לקוחות גדולים בודדים.
אומנם לא ניתן להימנע מאתגרים לחלוטין, אך ישנם כלים אנליטיים וטכניקות מתקדמות שיכולים לסייע בניתוח הפעילות העסקית ותזרים המזומנים בטווח הקצר והארוך וכך למזער את הסיכוי לטעויות ולהבטיח יציבות פיננסית.
כלים ושיטות מתקדמות לשיפור ניהול תזרים מזומנים בעסק
על מנת לנהל את תזרים המזומנים בצורה מושכלת, למנוע קשיים תזרימיים ולהבטיח יציבות פיננסית גם בתנאי סביבה משתנים, ניתן להיעזר בכלים ייעודיים.
כלים אלו, לצד טכניקות נוספות, יסייעו לכם לבצע תחזית עתידית מותאמת לעסק שלכם וכך לזהות פערים מוקדם, להיערך לקראתם, לבצע התאמות ואף למנוע אותם לחלוטין, לצד פונקציות שימושיות כמו ניהול חובות והצעת פתרונות אפקטיביים לגביית כספים על מנת לשפר את זמני התשלום.
בין הכלים השונים תמצאו תוכנות מתקדמות כמו QuickBooks שמאפשרות אוטומציה של תהליכים ותחזיות מבוססות AI, שיטת JIT (Just-In-Time) לניהול מלאי, תזכורות אוטומטיות לניהול חובות וגבייה והחזקת רזרבות פיננסיות למקרי חירום.
5 טיפים מנצחים לניהול תזרים מזומנים בצורה אפקטיבית
לאחר שסקרנו את חשיבותו של ניהול תזרים מזומנים, מדוע הוא קריטי במיוחד בעסקים קטנים, הבעיות והאתגרים שעשויים לצוץ בדרך ושיטות אפקטיביות לניהול תזרים בהתאמה אישית, מן הראוי שנסיים בנימה חיובית עם כמה טיפים מנצחים שתוכלו ליישם כבר היום, למען עתיד תזרימי אופטימי. הנה הם לפניכם –
1. תכנון ותחזיות: את הספונטניות תשמרו לחיים האישיים ואילו בעסקים – בנו אסטרטגיה עסקית. תכננו קדימה, לפחות בכל הקשור לניהול תזרים מזומנים. הכינו רשימה של הפעילות העתידית של העסק (קחו בחשבון את העונתיות וכיו"ב) וממנו גזרו תחזית חודשית או רבעונית של ההכנסות וההוצאות הצפויות. אומנם מדובר בהערכה גסה, אך לעיתים כבר בשלב זה ניתן לצפות קשיים תזרימיים ולהיערך לקראתם.
2. מעקב אחרי תשלומים וגביית חובות: מטבע הדברים, עסק שלא יכול לגבות ביעילות ובזמן את הכספים שמגיעים לו, ייתקל בבעיות תזרימיות. עם זאת, לא כולם מסוגלים לבצע זאת בצורה יעילה – במקרים אלו ניתן להיעזר במערכת אוטומטית למעקב אחר חובות ושליחת תזכורות והנה אתם במחצית הדרך לקבלתם בזמן.
3. הקטנת הוצאות מיותרות: ניהול התזרים תלוי בהכנסות, כמו גם בהוצאות. שליטה בהוצאות וזיהוי הוצאות מיותרות יסייעו לכם להגיע לתזרים מזומנים מאוזן והתנהלות יעילה לאורך זמן. את ההוצאות מומלץ לבקר בצורה שוטפת ומדי רבעון לבחון הוצאות אפקטיביות של הוצאות הכרחיות כמו פרסום, מלאי וכד'.
4. שמירה על יתרות מזומנים נאותות: יתרה נאותה אמורה לספק כיסוי להוצאות שוטפת, כמו גם מקרים בלתי מתוכננים – רכיב קריטי בניהול עסק ובמיוחד בעסקים עונתיים. כמה? שימרו בין 3 ל-6 חודשים של הוצאות תפעוליות כרזרבה לעת צרה.
5. בעת הצורך, היעזרו בהלוואות: זו לא בושה – לעיתים יש צורך במימון חיצוני על מנת לשמור על תזרים מזומנים חיובי. זה המצב? התייעצו עם מומחה והיעזרו בהלוואה בצורה חכמה שלא תכביד על העסק לאורך זמן.
לסיכום, ניהול תזרים מזומנים הוא קריטי להצלחת העסק, במיוחד בעסקים קטנים. תכנון פיננסי ושימוש בכלים ייעודיים יכולים לעזור להתמודד עם אתגרים, למזער טעויות ולהבטיח יציבות לאורך זמן.