ניהול כספים במיקור חוץ: 5 תפקידים של CFO חיצוני, למי מתאים וכמה עולה

מאת אופק לוגסי, מייסד קבוצת הורייזן

אנחנו בקבוצת הורייזן מתמחים בניהול כספים במיקור חוץ ועושים זאת עבור לקוחות רבים בתחומים שונים. אם גם אתם מעוניינים בכך, מוזמנים לפנות אלינו ולקבל מאיתנו את כל המידע הרלוונטי בנושא.

ניהול כספים במיקור חוץ – למה בעצם?

בשביל להבין למה רצוי להיעזר בניהול כספים במיקור חוץ, נסביר תחילה מה זה וכיצד זה משפיע עליכם, בעלי עסקים, בגדלים ובתחומים שונים.

הרעיון של מיקור חוץ הוא מאוד פשוט. במקום שהעסק יעסיק עובדים במשרה מלאה או חלקית שיבצעו עבודות מסוימות, מה שיחייב אותו לשלם משכורת ולספק להם תנאים סוציאליים, הוא פונה לחברה חיצונית שתעשה עבורו את העבודה.

היום ניתן למצוא חברות במיקור חוץ כמעט בכל תחום וכך העסק יכול להתעסק רק בדברים שלשמם הוא הוקם, בזמן שכל הדברים במעטפת, יכולים להתבצע על ידי גורם חיצוני.

ניהול כספים במיקור חוץ הוא לא דבר חדש. חברות רבות החלו להיעזר בשירות זה כבר לפני שנים רבות. המטרה היא לייעל את תהליכי העבודה בחברה, לחסוך בהוצאות ובכוח אדם ולנהל בצורה נכונה יותר את התקציב שעומד לרשותה.

עם הזמן, גם חברות ועסקים קטנים החלו לעבוד עם מיקור חוץ, בין אם זה מתוך כוונה לחסוך ולהתייעל ובין אם זה מתוך הבנה שישנו גורם מקצועי עם כלים ויכולות טובים יותר והוא יכול לעזור לבית העסק בתחום זה.

יתרונות של ניהול כספים במיקור חוץ

• חסכון בכוח אדם.
• חסכון בהוצאות שוטפות ונלוות לתהליך.
• העברת התהליך לידי אנשי מקצוע המתמחים בתחום של ניהול כספים.
• אפשרות לקבל זווית, נקודת מבט חיצונית, מגורם שאיננו מושקע רגשית או כספית בחברה.
• אפשרות לבצע תהליכי עבודה מהירים ויסודיים יותר.
• מיקור חוץ לניהול כספים מתבצע ללא חשיבות למיקום או זמן (בית העסק יכול לשבת במדינה אחת והחברה שמספקת שירות יכולה לשבת במדינה אחרת).
• לחברת מיקור חוץ יש אינטרס לספק שירות מקצועי, אחראי ואמין כלפי הלקוח.

מה כולל ניהול כספים במיקור חוץ וכיצד זה מתבצע?

ניהול כספים במיקור חוץ, לוקח למעלה את כל פעולות הניהול שהעסק היה מבצע בעצמו ומוציא אותם החוצה אל גורם חיצוני. זאת כמובן בהתאמה לצרכי ודרישות הלקוח. אם ישנם דברים מסוימים שהוא מעדיף לעשות בעצמו ולהשאיר בתחומי העסק, זה אפשרי.

בין השירותים שניתן למצוא תחת ניהול כספים במיקור חוץ, ישנם:

• ניהול ספרים.
• ניהול תקציב.
• ניהול הכנסות והוצאות.
• ניהול תזרים מזומנים.
• תכנון תקציב על פי תקופות, פרויקטים או כל דבר אחר.
• ניתוח פיננסי קצר וארוך טווח.
• דיווחים פיננסים על פי הצורך.
• ניהול תשלומים.
• ניהול חשבונות וקבלות.
• בניית אסטרטגיה עסקית.
• ניתוח יסודי של עלויות והתאמות רלוונטיות לעסק.

ניתן לקבל שירותים נוספים הקשורים לניהול כספים במיקור חוץ. זה תלוי בסוג בית העסק וביכולות של הגורם המספק את השירות. אנחנו בקבוצת הורייזן, מעסיקים אנשי מקצוע המסוגלים לספק מגוון רחב של שירותים בתחום עבור לקוחות שונים, בהתאם לצורך שלהם.

בשביל שיהיה ניתן לספק שירות ניהול כספים במיקור חוץ, אנחנו לומדים על בית העסק, עושים לו בדיקה מקיפה, מבפנים, בשביל להבין כיצד הוא בנוי, כיצד הוא פועל, מה הצרכים שלו, באיזה שוק הוא מתחרה ועוד.

לאחר שאנחנו אוספים את כל הנתונים והפרטים הרלוונטיים, אז אנחנו יכולים לבנות עבורו תוכנית אטרקטיבית ומותאמת לניהול כספים.

לשם כך, אנחנו יושבים עם בעלי העסק ולומדים מהם על הצרכים שלהם, דרישות, איך אנחנו יכולים לספק להם מענה, מה בדיוק הם מחפשים וכיצד הם רוצים שזה יתבצע.

באופן טבעי, כל בעל עסק מקבל תוכנית אחרת ושירותים שונים, גם אם הם נמצאים תחת אותה הגדרה. עסק גדול יצטרך לקבל תנאים אחרים מעסק קטן, ועסק בינלאומי יצטרך לקבל שירותים שונים מעסק מקומי.

לכן חשוב ללמוד על העסק ועל הצרכים שלו, בשביל שתהיה לנו אפשרות לספק לו את כל מה שהוא צריך.

מי יכול וצריך להיעזר במיקור חוץ לניהול כספים?

ניהול כספים במיקור חוץ יכול לעזור לכל גורם עסקי. בין אם הוא בעל עסק קטן שמתקשה להתמודד עם הדרישות של ניהול כספים או שאין לו את הכלים, הידע והניסיון הדרושים לכך, בין אם הוא בעל עסק גדול המעוניין לקבל עזרה מחברה חיצונית לניהול כספים, בשביל לחסוך בעלויות או מסיבות אחרות. אך ישנם בעלי עסקים וחברות שיכולים להיעזר בשירות זה גם מסיבות אחרות.

• בעלי חברות ועסקים שאינם מעורבים או אינם רוצים להיות מעורבים בניהול כספים.
• בעלי חברות שמתגוררים במדינות שונות, הם מתניידים ממקום למקום או שהעסק שלהם נייד.
• בעלי עסקים שנכשלו בעבר ומעדיפים שגורם מקצועי ומנוסה ייקח על עצמו את ניהול הכספים.
• בעלי עסקים חדשים המעדיפים שניהול הכספים יתבצע על ידי גורם מנוסה.
• עסקים שמנוהלים על ידי בני משפחה או חברים ומעדיפים שההיבט הכספי ינוהל על ידי גורם חיצוני.
• עסקים של שותפים שמעדיפים גורם אובייקטיבי שינהל עבורם את הכסף.
• בעלי עסקים המחפשים חברה חיצונית עם ניסיון שתאפשר לעסק שלהם לצמוח.

ניהול בעזרת מיקור חוץ הוא לא דבר חדש כאמור, אך בשנים האחרונות אנחנו רואים אותו יותר ויותר. כולל בהיבט של ניהול כספים. בין היתר, זה נובע מתוך הבנה של בעלי חברות ועסקים,

שאין להם את יכולות הניהול הנדרשות ואין להם את ההבנה הנדרשת בניהול כספים. לא כל איש עסקים או בעל חברה, בהכרח יודע איך לנהל את הכספים שלה בצורה אופטימאלית. לכן מוטב לו להיעזר בגורם חיצוני שיעשה זאת עבורו.

כמו כן, הטכנולוגיה מאפשרת היום לחברות במיקור חוץ לספק שירותים ברמה מאוד גבוהה על פי צרכי הלקוח.

העובדה שניתן לקיים תקשורת עם חברות במיקור חוץ מכל מקום בעולם, בכל זמן, במינימום זמן המתנה, הופך את התהליך להרבה יותר פשוט, יעיל ונוח.

זו אחת הסיבות מדוע גם לקוחות שמפעילים חברות ועסקים במדינות אחרות, פונים לחברות המספקות שירותי מיקור חוץ, הן עבור ניהול כספים והן עבור שירותים אחרים. הטכנולוגיה מאפשרת תקשורת מיידית, ללא שום בעיה. זה חוסך זמן ועלויות.

איך בוחרים חברת ניהול כספים במיקור חוץ בצורה חכמה

ישנם 6 דגשים לבחירה נכונה של חברת מיקור חוץ לניהול כספים:

• ניסיון מקצועי ארוך טווח.
• אמינות ודיסקרטיות בביצוע התהליך.
• יכולת לספק שירותים מגוונים בתחום.
• זמינות לביצוע עבודה באופן מיידי, בכל עת.
• תקשורת נוחה וזמינה עם צוות החברה.
• עלויות מותאמות ויעילות כלכלית בתהליך.

לסיכום, זה הזמן לעבור לתהליך ניהול כספים במיקור חוץ ולהוביל את העסק שלכם שלב אחד קדימה. אתם תרגישו בהבדל באופן מיידי.

חמשת התפקידים של CFO חיצוני בפועל

מעבר לרשימת השירותים, בפועל העבודה של CFO חיצוני מתרכזת בחמישה תפקידים שחוזרים כמעט בכל עסק. הראשון: ניהול תזרים ותחזית. בניית תחזית ל-8 עד 13 שבועות קדימה, זיהוי חורים תזרימיים חודש-חודשיים מראש, וסנכרון בין מועדי הגבייה מלקוחות למועדי התשלומים לספקים. זה התפקיד שרוב העסקים מרגישים ראשון, כי הוא מוריד את הלחץ מהעובר ושב, והוא הליבה של שירות ניהול תזרים מזומנים מקצועי.

השני: רווחיות ותמחור. ניתוח אילו מוצרים, שירותים ולקוחות באמת מרוויחים ואילו רק מייצרים מחזור, ותיקון מחירון שלא עודכן שנים. בגישה של הורייזן זה נקרא הנדסת רווח: להוציא יותר רווח מהעסק הקיים לפני שרודפים אחרי מכירות חדשות. השלישי: תקציב ובקרה. בניית תקציב שנתי, השוואה חודשית מול הביצועים ודוח סטיות שמצביע איפה הכסף דולף, במסגרת בקרה תקציבית שוטפת.

הרביעי: מימון ואשראי. הכנת העסק לבקשת אשראי, בניית תיק מסודר מול הבנקים, השוואת הצעות מימון ובדיקת כלים כמו קרן בערבות מדינה. ההבדל בין בקשה מסודרת לבקשה חובבנית הוא לא פעם ההבדל בין אישור לדחייה, ובין ריבית סבירה לריבית שמכבידה על התזרים שנים. והחמישי: שותף להחלטות. ישיבת הנהלה חודשית עם המספרים על השולחן: האם לגייס עובד, האם לפתוח סניף, האם להיכנס להשקעה. זה התפקיד שהכי קשה לכמת ובדרך כלל הכי משנה את העסק, כי הוא הופך החלטות מתחושת בטן לחשבון.

כמה עולה ניהול כספים במיקור חוץ בישראל?

העלות נקבעת לפי היקף המעורבות, ובשוק הישראלי נהוגות שלוש מדרגות עיקריות. מעורבות בסיסית של יום בחודש, שמתאימה לעסקים בתחילת הדרך, נעה לרוב בין 3,500 ל-6,000 שקל בחודש. מעורבות של יום בשבוע, המדרגה הנפוצה בעסקים עם 10 עד 50 עובדים, נעה לרוב בין 8,000 ל-15,000 שקל בחודש. ומעורבות עמוקה של יומיים-שלושה בשבוע, בעסקים גדולים או בתקופות מורכבות כמו גיוס מימון או משבר תזרימי, יכולה להגיע ל-20 אלף שקל בחודש ומעלה. הטווחים משתנים לפי מורכבות העסק, מספר הישויות והענף, ואינם מהווים הצעת מחיר.

נקודת הייחוס החשובה היא האלטרנטיבה: מנהל כספים שכיר בישראל עולה לעסק, בעלות מעביד מלאה, בין 50 ל-90 אלף שקל בחודש, עוד לפני רכב, בונוסים ותנאים נלווים. המשמעות: עסק בינוני מקבל במיקור חוץ את אותה רמת מקצועיות בעשירית עד חמישית מהעלות, ומשלם רק על ההיקף שהוא באמת צריך. זו גם הסיבה שהמודל גדל בישראל בשנים האחרונות דווקא בעסקים של 5 עד 100 עובדים: הם הראשונים שמרגישים את הפער בין הצורך בניהול פיננסי אמיתי לבין חוסר היכולת להצדיק משרה מלאה.

CFO חיצוני מול רואה חשבון: מה ההבדל ולמה צריך את שניהם

זו נקודת הבלבול הנפוצה ביותר, ושווה לחדד אותה: רואה החשבון מסתכל אחורה, ה-CFO מסתכל קדימה. רואה החשבון אחראי על הדיווח: מאזן, דוח שנתי, התנהלות מול רשות המסים, עמידה בחוק. זו עבודה חיונית, אבל היא מתארת את מה שכבר קרה. CFO חיצוני עובד על מה שעומד לקרות: תחזית התזרים של הרבעון הקרוב, המחיר שכדאי לגבות בחוזה הבא, ההלוואה שנכון לקחת או לא לקחת. העסק צריך את שניהם, והם לא מתחרים: ברוב העסקים שאנחנו מלווים, ה-CFO החיצוני עובד בשיתוף פעולה צמוד עם רואה החשבון הקיים, ואף אחד לא מחליף את השני.

ההבחנה הזו חשובה גם כלכלית: בעל עסק שמצפה מרואה החשבון שלו לנהל את התזרים ואת הרווחיות מצפה למשהו שהוא לא חלק מהשירות ולא מתומחר בו. התוצאה השכיחה היא עסק שמגלה בעיה רק בדוח השנתי, כלומר עד שנה אחרי שהיא התחילה, כשתיקון היה זול פי כמה בזמן אמת.

מתי מיקור חוץ מפסיק להספיק?

הגינות מקצועית מחייבת לומר גם את הצד השני: מיקור חוץ אינו הפתרון הנכון לנצח. כשעסק חוצה סדר גודל של 100 עובדים או מחזור של עשרות רבות של מיליונים, כשיש צורך בניהול פיננסי יומיומי צמוד, גיוסי הון מוסדיים או דיווח רבעוני למשקיעים, השלב הטבעי הבא הוא CFO פנימי במשרה מלאה. חלק מהתפקיד של CFO חיצוני טוב הוא לזהות את הנקודה הזו בזמן, להגיד אותה ללקוח, ולעזור לו לגייס ולהכשיר את המחליף הפנימי בצורה מסודרת. עד אז, לרוב העסקים בישראל, המודל החיצוני נותן את מקסימום המקצועיות במינימום עלות קבועה.

אם אתם שוקלים את הצעד, הדרך הפשוטה לבחון אותו היא פגישת עבודה אחת מול המספרים האמיתיים של העסק: אבחון קצר שמראה איפה התזרים, הרווחיות והתמחור עומדים היום, ומה שווה לתקן קודם. אפשר לתאם פגישת עבודה עסקית עם צוות הורייזן, אצלכם בעסק.

שאלות נפוצות על ניהול כספים במיקור חוץ