איך מתמודדים עם עונתיות בהכנסות?

בקצרה

עונתיות בהכנסות היא לא תקלה אלא מאפיין עסקי. בהרבה תחומים יש חודשים חזקים יותר וחודשים חלשים יותר, לפעמים בגלל חגים, מזג אוויר, חופשות, תקציבים של לקוחות, או מחזורי ביקוש קבועים. הבעיה מתחילה כשמנהלים עסק עונתי כאילו כל החודשים אמורים להיראות אותו דבר. אז בחודש חזק מרגישים שאפשר להתרחב מהר, ובחודש חלש מרגישים כאילו משהו התקלקל. התמודדות נכונה עם עונתיות מתחילה בזיהוי הדפוס, ממשיכה בתכנון תזרים מראש, ודורשת משמעת בחודשים הטובים כדי לא להיכנס ללחץ בחודשים החלשים. המטרה היא לא להילחם בעונתיות, אלא להפוך אותה ממשהו שמפתיע את העסק למשהו שהעסק נערך אליו מראש.

קודם כל: להבין אם באמת מדובר בעונתיות

לא כל ירידה בהכנסות היא עונתיות. לפעמים זו ירידה נקודתית, שינוי בתחרות, בעיה במכירות, היחלשות בביקוש, או תקלה בתפעול. לכן לפני שמחליטים שזה פשוט בגלל העונה, צריך לבדוק נתונים. האם אותו דפוס חוזר גם בשנים קודמות. האם הירידה מופיעה בתקופות דומות. האם היא נוגעת לכלל הפעילות או רק לחלק ממנה. האם גם הענף חווה תנועה דומה.

ברגע שמזהים דפוס שחוזר על עצמו, קל יותר להפסיק להתייחס אליו כאל הפתעה. אם בכל שנה אוגוסט חלש יותר, או אם לפני פסח יש עומס ואחריו ירידה, זה כבר לא אירוע מפתיע. זה חלק מהמודל העסקי. בעבודה מסודרת של ניהול תזרים מזומנים, זו בדיוק אחת הנקודות הראשונות שבודקים.

הטעות הנפוצה: להתנהג כאילו החודש החזק הוא הקו הרגיל

כמו בעסקים עם הכנסות לא קבועות, גם בעונתיות הטעות המרכזית היא לבנות הוצאות קבועות לפי התקופות החזקות. בחודשים טובים העסק מרגיש חזק, ואז קל להתחייב, לגדול מהר, למשוך יותר כסף, או להניח שהקצב הזה יישאר. אחר כך מגיעה התקופה החלשה, ופתאום כל מה שנראה נוח הופך ללחץ.

ניהול נכון של עסק עונתי דורש להבדיל בין תקופה חזקה לבין רמת הבסיס של העסק. חודש שיא הוא לא בהכרח הסטנדרט. הוא חלק ממחזור. אם זוכרים את זה, מקבלים החלטות הרבה יותר מאוזנות.

הצעד הראשון: למפות את השנה

כדי להתמודד נכון עם עונתיות, צריך לראות את השנה כולה. לא רק חודש מול חודש, אלא דפוס שנתי. כדאי לבדוק לפחות 12 חודשים אחורה, ואם יש נתונים אז גם שנתיים או שלוש. כך אפשר לראות מתי יש שיאי פעילות, מתי יש שפל, ואילו הוצאות נשארות קבועות גם כשההכנסות יורדות.

מיפוי כזה מאפשר לסווג את החודשים לשלוש קבוצות:

• חודשים חזקים
• חודשים בינוניים
• חודשים חלשים

ברגע שהמפה הזו ברורה, אפשר להתחיל לתכנן. בלי מיפוי, העסק מגיב לכל חודש כאילו הוא מקרה חדש.

הצעד השני: לשמור מהחודשים הטובים

הדרך הבריאה ביותר לנהל עונתיות היא להבין שחלק מהעודף בחודשים החזקים לא באמת פנוי, אלא צריך לשרת את התקופות החלשות. זה לא אומר לא ליהנות מחודש טוב, אבל כן אומר לא לפרש כל עודף ככסף חופשי.

בפועל, עסק עונתי צריך לבנות לעצמו הרגל של העברה לקרן פנימית או כרית תזרימית מתוך החודשים החזקים. זו הדרך להחליק את התנודתיות. במקום שכל ירידה בביקוש תיצור דרמה, יש מנגנון שסופג חלק מהפער.

הצעד השלישי: להתאים את ההוצאות למקצב העסק

ככל שאפשר, כדאי לנסות להפוך חלק מההוצאות ליותר גמישות. אם כל מבנה העלויות קשיח לחלוטין, כל ירידה עונתית מרגישה מסוכנת יותר. במקרים מסוימים אפשר לתכנן קמפיינים לפי עונות, לעבוד עם ספקים במבנה גמיש יותר, לדחות רכישות לתקופות חזקות, או להימנע מהתחייבויות חדשות לפני תקופה חלשה ידועה.

לא תמיד אפשר לשנות הכול, אבל עצם המודעות לכך שחלק מההוצאות צריך להתאים למחזור הפעילות משנה מאוד את היכולת לנהל.

הצעד הרביעי: לבנות תחזית שנתית ולא רק חודשית

עונתיות אי אפשר לנהל נכון רק דרך בדיקת החודש הקרוב. חייבים להסתכל קדימה. תחזית שנתית פשוטה עוזרת לראות מתי צפויים חודשים חלשים, ואיך נערכים אליהם מבעוד מועד. במקביל, צריך גם תחזית קצרה יותר, ל-3 חודשים למשל, כדי לנהל את התקופה הקרובה ברמת הביצוע.

השילוב בין ראייה שנתית לראייה קצרה מאפשר לא רק לשרוד עונתיות, אלא גם להשתמש בה. אם יודעים מתי העומס מגיע, אפשר להיערך טוב יותר. אם יודעים מתי השקט מגיע, אפשר להכין מהלכים שיחזקו את התקופה הזו. מי שרוצה לראות איך זה מתחבר לתמונה רחבה יותר יכול להעמיק גם דרך המדריך לניהול תזרים מזומנים בעסק.

הצעד החמישי: להיערך מראש, לא בזמן הלחץ

אחת הטעויות היא להתחיל לחשוב על פתרונות רק כשהחודש החלש כבר התחיל. בשלב הזה האפשרויות מצטמצמות. לעומת זאת, אם יודעים שבתקופה מסוימת צפוי שפל, אפשר לפעול לפני כן: לחזק גבייה, לדחות הוצאות לא קריטיות, לנהל מלאי בזהירות, לסגור עסקאות מוקדם יותר, או לבנות מהלך שיווקי שיקל על הירידה.

ההבדל בין עסק שעונתיות מנהלת אותו לבין עסק שמנהל את העונתיות הוא בעיקר בהכנה המוקדמת.

דוגמה מהחיים

נניח עסק בתחום שיש בו חודשים חזקים מאוד לפני חג או לפני עונה מסוימת, ואחריהם חודשיים חלשים יחסית. בלי תכנון, בעל העסק מרגיש שבתקופה החזקה הכול פתוח. הוא קונה, משקיע, מושך, ומתרגל לקצב. כשהתקופה החלשה מגיעה, הוא צריך להדק מהר, והכול מרגיש חד מדי.

אבל אם מראש הוא ממפה את השנה, שומר חלק מהרווחים של התקופות החזקות, ובונה תחזית שתופסת גם את החודשים החלשים, הוא נכנס אליהם מוכן. הם עדיין פחות טובים, אבל הם כבר לא נראים כמו תקלה אלא כמו שלב ידוע במחזור העסקי.

שורה תחתונה

עונתיות בהכנסות לא אמורה להפתיע עסק שמכיר את עצמו. מי שממפה את השנה, לא בונה התחייבויות לפי חודשי שיא, שומר כרית, ומתכנן את התזרים על פני מחזור מלא, מתמודד עם עונתיות בצורה רגועה וחכמה יותר. העיקרון פשוט: לא לחיות לפי החודש האחרון, אלא לפי המבנה האמיתי של השנה העסקית.